אקסל או אפליקציה? מתי עצמאי צריך לעבור
עודכן
אקסל ויומן בטלפון מספיקים לניהול לקוחות, ואין סיבה להחליף אותם כל עוד המידע לא מתפזר: קצת ביומן, קצת בוואטסאפ, קצת בראש. אפליקציה לא תהפוך אתכם למסודרים יותר. היא שווה את המעבר כשהגיליון כבר עולה לכם יותר מאמץ ממה שהוא חוסך.
הכלל פשוט: אם אתם מזהים את עצמכם בשניים משלושת הסימנים שלמטה, או בסימן אחד שכבר עלה לכם כסף או לקוח, זה הזמן. אף סימן לא מוכר? תישארו איפה שאתם.
אנחנו מפתחים אפליקציה בשם כלי (Kli), אז יש לנו אינטרס. בגלל זה הבדיקה כאן, ולא מכירה.
שלושה סימנים שהשיטה מתחילה להיתקע
1. "אילו עבודות עשיתי אצלו, ומתי?" את התשובה אתם מרכיבים מהיומן, מהגיליון, מהוואטסאפ ומפתק. כל מקום מעודכן קצת, ואף אחד לא עד הסוף.
2. עבודה אחת, כמה פעמים. גיליון עם שורה לכל לקוח נשבר כשיש ללקוח כמה עבודות, וגם כשעבודה אחת נמשכת כמה ימים או שיעור חוזר כל שבוע. צריך לראות את כל הפעמים של אותה עבודה במקום אחד.
3. לא ברור מה נכנס החודש. כסף מגיע בהעברה, בביט ובמזומן. בסוף החודש אתם מחברים הכול מהזיכרון ומהודעות.
אפשר לפתור את כולם גם בגיליון
זה עניין של משמעת. שלושה הרגלים שעוזרים:
- שורה לכל פעם, עם עמודה לשם העבודה. כך רואים את כל הפעמים של כל עבודה, וגם מה עשיתם אצל כל לקוח.
- תאריך ליד כל שורה. בלי תאריך, אי אפשר לדעת מה עדכני.
- עמודה אחת לתשלום: שולם, לא שולם או שולם חלקית. אל תשאירו אותה ריקה.
ואם מה שנרשם ביומן נרשם גם בגיליון באותו יום, אין לכם בעיה של מקומות. הקושי הוא להחזיק את זה בכל יום, כשיש עבודה.
מה האפליקציה שלנו נותנת
היא חינם בשלב ההרצה, ובעיקר חוסכת את המשמעת:
- היסטוריה במקום אחד. לכל לקוח יש כרטיס, ובו כל העבודות שעשיתם אצלו, לפי תאריך.
- עבודה אחת, כמה פעמים. אפשר לפתוח עבודה חד־פעמית, או עבודה של כמה פעמים, כמו שיעור שבועי, ולראות את כולן ביחד.
- כסף. מסמנים כל תשלום שנכנס, והאפליקציה מראה מה כבר שולם. יש גם סיכום הכנסות שאפשר להעביר לרואה החשבון.
- יומן אחד לכל העבודות.
מה היא לא עושה: היא עדיין לא מפיקה חשבוניות רשמיות. את החשבוניות תמשיכו להפיק איפה שהפקתם אותן עד היום.
כלי זמינה באייפון, ב‑App Store. גרסה לאנדרואיד עדיין אין. אם אתם באנדרואיד, כתבו ל‑support@kli-app.co.il ונעדכן אתכם כשהיא תצא.
איך עוברים בלי כאב ראש
- מתחילים מהלקוח החדש הבא. מהיום רושמים אותו רק בכלי.
- מוסיפים ידנית את הלקוחות שאתם עובדים איתם עכשיו. זה לוקח זמן, אז אל תוסיפו את כולם. מי שלא היה פעיל זמן רב נשאר בגיליון הישן.
- כשהלקוחות הפעילים כולם בפנים, מפסיקים לעדכן את הגיליון. הוא נשאר כארכיון.